Використання полів в документах Word
- вставка виноски
- Переміщення, копіювання і видалення виносок
- створення змісту
- Зміна оформлення змісту
- видалення змісту
Поля використовуються для розміщення в документі Word змінних даних. Поля дозволяють організувати автоматичне оновлення даних в документі, виконувати обчислення, встановлювати зв'язки з іншими документами і об'єктами, створювати перехресні посилання і багато іншого. Найбільш часто в документах зустрічаються поля PAGE, який вставляється при додаванні номера сторінки, і DATE, яке вставляється при виборі команди Дата і час (меню Вставка).
Кожне поле може відображатися на екрані в двох видах:
- код поля - {DATE},
- значення поля 19/10/01.
Коди полів відображаються всередині фігурних дужок ({}). Для перемикання від одного способу відображення до іншого можна скористатися командою контекстного меню Коди / значення полів (або клавішами Shift + F9).
Зауваження: При установці курсора на текст (значення або код) поля, він закрашивается сірим кольором. Це дозволяє визначити, що даний фрагмент тексту є полем і оцінити його межі. При друку документа сірий фон поля не відображається.
Word надає кілька способів впровадження полів в текст документа:
- Всі поля Word можна вставити за допомогою команд меню Вставка - Поле.
- Можна вставити поля за допомогою деяких команд меню Вставка (Дата і час, Номери сторінок, Сноска, Назва, і т.д.) або кнопок спеціалізованих панелей інструментів (панель Форми);
- Можна натиснути клавіші CTRL + F9, щоб вставити порожні фігурні дужки (обмежують поле фігурні дужки можна вводити з клавіатури), і ввести відповідні інструкції між ними.
Значення полів можуть бути оновлені автоматично або вручну в будь-який зручний користувачеві час.
- Щоб оновити окреме поле, виділіть поле або його значення, а потім натисніть клавішу F9.
- Щоб оновити всі поля в документі, виберіть команду Виділити все в меню Правка, а потім натисніть клавішу F9.
- Для автоматичного оновлення всіх полів документа перед виведенням його на друк виконайте команди меню Сервіс - Параметри - на вкладиші Друк встановіть прапорець Оновлювати поля.
Вставка номерів сторінок
Для нумерації сторінок друкованого документа, необхідно вставити в нього поле нумерації сторінок - PAGE. Це можна зробити двома способами:
- командами меню Вставка - Номери сторінок;
- кнопкою Номер сторінки на панелі інструментів Колонтитули.
Розглянемо другий спосіб:
- Виконайте команди меню Вставка - Номери сторінок - відкриється вікно діалогу "Номери сторінок":
- У полі Положение вкажіть, де повинен знаходитися лічильник сторінок: внизу або вгорі сторінки.
- У списку Вирівнювання уточніть положення лічильника: справа, зліва, від центру, всередині (для дзеркальних сторінок), зовні (для дзеркальних сторінок).
- Якщо ви хочете прибрати нумерацію з першої сторінки документа, зніміть прапорець Номер на першій сторінці. Перша сторінка залишається без номера, хоча вона враховується при нумерації інших сторінок.
- Для зміни стилю нумерації, або нумерації з іншого номера, потрібно скористатися кнопкою Формат. Дана кнопка відкриває вікно діалогу "Формат номера сторінки".
Введення дати і часу
- Встановіть курсор в потрібну позицію тексту документа (розташування дати).
- Виконайте команди меню Вставка - Дата і час - відкриється вікно діалогу "Дата і час".
- У списку Формати - виберіть формат дати, часу або їх комбінацію.
- Для вставки дати у вигляді поля (це інформація буде оновлюватися) встановіть прапорець Обнавлять автоматично.
Дату можна вставити в області колонтитулів з допомогою кнопки Дата на панелі інструментів Колонтитули.
Додавання назв до таблиць, малюнків, формул і інших елементів
Word допускає ручне і автоматичне додавання назви до таблиці, малюнка, формулою і будь-якого іншого елементу документа при його вставці.
Додавання назв до існуючих об'єктів:
- Виділіть елемент, до якого слід додати назву;
- Виконайте команди меню Вставка -Назва, відкриється діалогове вікно "Назва";
- У списку Постійна частина вкажіть постійну частину в назві об'єкта (малюнок, таблиця, діаграма і т.д.), якщо значення відсутній в списку - його можна додати кнопкою Створити;
- В поле Назва, після постійної частини і номера об'єкта введіть назву об'єкта;
- За допомогою списку Положення визначте положення підпису щодо об'єкта (під виділеним об'єктом, над виділеним об'єктом);
- Тип нумерації можна змінити за допомогою кнопки Нумерація;
- Кнопка Автоназваніе дозволяє задати типи об'єктів, назва до яких додається автоматично при вставці чергового об'єкта.
- Натисніть кнопку ОК.
тексту назви об'єкта застосовується стандартний стиль Назва об'єкта.
Вставка посилань на об'єкти
У звітах, доповідях, електронні документи часто доводиться посилатися на розділи, ілюстрації, таблиці, малюнки. Це може бути:
- текстове посилання на назву теми, заголовок таблиці, підпис до підпис (Див. розділ "...");
- посилання на номер сторінки, де починається тема, таблиця, знаходиться малюнок (Див. сторінку ...);
- номер об'єкта (Див. таблицю ...).
Можна посилання створювати вручну, а можна використовувати поля посилань. Для додавання посилання:
- Виконайте команди меню Вставка - Перехресне посилання - відкриється вікно "Перехресні посилання"
- У списку Тип посилання вкажіть об'єкт, на який ви робите посилання (малюнок, таблиця, заголовок).
- Виберіть потрібне значення зі списку Вставити посилання на ... Зміст списку визначається обраним типом посилання (крок 2). Наприклад, Тип посилання - заголовок, Вставити посилання на - текст заголовка, номер сторінки (на якій він знаходиться), номер заголовка.
- Виберіть конкретний об'єкт посилання зі списку Для якого ... Даний список містить елементи документа обраного типу, на які можна послатися за допомогою поля посилання ..
- Встановіть параметр Вставити як гіперпосилання, якщо необхідно організувати гіперпосилання до перехресної посиланням.
- Натисніть кнопку Вставити.
Назва об'єктів (заголовки, назви таблиць, малюнків і т.д.), на які може посилатися Word, повинні бути відформатовані стандартними стилями. Наприклад, заголовки - стилями Заголовок1-9, назва таблиць, малюнків стилем Назва об'єкта.
Вставка посилань на об'єкти
У звітах, доповідях, електронні документи часто доводиться посилатися на розділи, ілюстрації, таблиці, малюнки. Це може бути:
- текстове посилання на назву теми, заголовок таблиці, підпис до підпис (Див. розділ "...");
- посилання на номер сторінки, де починається тема, таблиця, знаходиться малюнок (Див. сторінку ...);
- номер об'єкта (Див. таблицю ...).
Можна посилання створювати вручну, а можна використовувати поля посилань. Для додавання посилання:
- Виконайте команди меню Вставка - Перехресне посилання - відкриється вікно "Перехресні посилання"
- У списку Тип посилання вкажіть об'єкт, на який ви робите посилання (малюнок, таблиця, заголовок).
- Виберіть потрібне значення зі списку Вставити посилання на ... Зміст списку визначається обраним типом посилання (крок 2). Наприклад, Тип посилання - заголовок, Вставити посилання на - текст заголовка, номер сторінки (на якій він знаходиться), номер заголовка.
- Виберіть конкретний об'єкт посилання зі списку Для якого ... Даний список містить елементи документа обраного типу, на які можна послатися за допомогою поля посилання ..
- Встановіть параметр Вставити як гіперпосилання, якщо необхідно організувати гіперпосилання до перехресної посиланням.
- Натисніть кнопку Вставити.
Назва об'єктів (заголовки, назви таблиць, малюнків і т.д.), на які може посилатися Word, повинні бути відформатовані стандартними стилями. Наприклад, заголовки - стилями Заголовок1-9, назва таблиць, малюнків стилем Назва об'єкта.
виноски
Виноски використовуються в документі для пояснень, коментарів і посилань на інші документи. При цьому для докладних коментарів краще використовувати звичайні, а для посилань на джерела - кінцеві зноски.
Будь-яка виноска складається з двох пов'язаних частин: знака виноски і тексту виноски. Обмеження на довжину і оформлення тексту виносок відсутні. У Microsoft Word здійснюється автоматична нумерація виносок: наскрізна по всьому документу або окремо для кожного розділу. Після введення першої виноски розділі наступні оформляються і нумеруються автоматично.
вставка виноски
- Вкажіть місце для вставки знака виноски.
- У меню Вставка виберіть команди Посилання - Посилання.
- У розділі Положення виберіть тип вставляється виноски: виноски або кінцеві зноски.
- Вкажіть місце розташування виноски. За замовчуванням звичайні виноски поміщаються внизу сторінки, а кінцеві - в кінці документа. Розташування виносок можна змінити, вибравши потрібний варіант у списку виноски або кінцеві зноски.
- Виберіть потрібний формат виноски в розділі Формат
- У полі переліку Формат номера виберіть формат, який слід застосовувати в даному розділі.
- Для створення призначеного для користувача формату номера в поле іншу, вводьте свій знак виноски або натисніть кнопку Символ для використання вбудованого символу.
- У списку Нумерація Вкажіть, чи потрібно починати нумерацію заново в кожному розділі або на кожній сторінці, або послідовно нумерувати виноски по всьому документу.
- В поле Застосувати виберіть, в якій частині документа слід вставляти виноски з номерами нового формату.
Для вставки виносок можна також користуватися поєднаннями клавіш, не звертаючись до команди меню Сноска. Задайте необхідні параметри так, як це описано вище, а потім вставляйте виноски за допомогою сполучень клавіш. Якщо формат номера потрібно змінити, перед повторним використанням командою Сноска.
- Для вставки звичайної виноски натисніть клавіші CTRL + ALT + F.
- Для вставки кінцевої виноски натисніть клавіші CTRL + ALT + D.
Примітка: Щоб побачити текст виноски при перегляді документа на екрані, затримайте вказівник над знаком виноски в документі.
Переміщення, копіювання і видалення виносок
Для переміщення, копіювання або видалення виноски слід виконати дані операції над знаком виноски в вікні документа, а не над текстом виноски в області виносок. Якщо знаки виносок нумеруються автоматично, то в результаті переміщення або копіювання знака виноски залишилися виноски будуть автоматично перенумеровані.
- У документі виділіть знак виноски, яку слід перемістити, скопіювати або видалити.
- Перемістіть, скопіюйте або видаліть знак виноски:
- Щоб перемістити знак виноски, перетягніть його на нове місце.
- Щоб скопіювати знак виноски, натисніть клавішу CTRL і, утримуючи її, перетягніть його на нове місце.
- Для видалення натисніть клавішу Del.
Зміст являє собою список заголовків документа. Воно використовується для перегляду тем, що обговорюються в документі.
Можна створити зміст за допомогою вбудованих в Microsoft Word стилів заголовків або застосувати призначені для користувача стилі заголовків.
створення змісту
Найбільш простим способом створення змісту є використання вбудованих стилів заголовків. При наборі тексту документа для форматування заголовків використовуйте стандартні стилі: Заголовок1, заголовок 2 і т.д.
Для збору змісту виконайте наступні дії.
- Встановіть курсор в місце вставки змісту.
- У меню Вставка виконайте команди меню Посилання - Зміст і покажчики.
- Відкрийте вкладку Зміст.
- Щоб скористатися одним з готових рішень, виберіть потрібний варіант у списку Формати.
- Встановіть інші параметри змісту (показати номери сторінок, заповнювач і т.д.). Зовнішній вигляд майбутнього змісту можна побачити у віконці Зразок друкованого документа
При складанні змісту можна використовувати і призначені для користувача стилі, якими в документі оформлені заголовки. Для цього:
- Натисніть кнопку Параметри у вікні «Зміст і покажчики».
- У стовпці Доступні стилі знайдіть стиль, яким в документі оформлені заголовки, що підлягають включенню в зміст.
- В поле стовпця Рівень, розташованому праворуч від імені цього стилю, введіть номер рівня (від 1 до 9), який буде відповідати цьому стилю заголовка.
- Повторіть ці дії для кожного стилю, яким в документі оформлені заголовки, що підлягають включенню в зміст.
- Натисніть кнопку OK.
Зміна оформлення змісту
- У меню Вставка послідовно виберіть команди меню Посилання та Зміст і покажчики, а потім відкрийте вкладку Зміст.
- 2. У списку Формати виберіть параметр З шаблону і натисніть кнопку Змінити.
- 3. У групі Стилі виберіть стиль, який потрібно змінити, і натисніть кнопку Змінити.
- 4. У групі Формат виберіть потрібні параметри.
оновлення змісту
Оновлення можна виконати двома способами:
- Виділіть зміст (вручну або за допомогою кнопки Зміст на панелі інструментів Структура) і натисніть клавішу F9.
- Натисніть кнопку Оновити зміст на панелі інструментів Структура.
При оновленні змісту весь текст і форматування, додані вручну, втрачаються.
видалення змісту
- Виділіть зміст вручну або за допомогою кнопки Зміст на панелі інструментів Структура.
- Натисніть DEL.
Використання полів злиття
Іноді в текстовому редакторі Word потрібно надрукувати кілька документів (листів, конвертів, каталогів), незначно відрізняються один від одного. Для вирішення цього завдання можна скористатися простим копіюванням і редагуванням, а можна - шляхом злиття документів.
Принцип злиття полягає в наступному:
- Готується два документа:
- основний документ містить загальну для всіх документів частина (наприклад, текст листа) і поля злиття, за допомогою яких в документ будуть вставлятися дані з джерела даних; це завжди документ Word;
- джерело даних - список відмінностей, представлених у вигляді таблиці (наприклад, таблиця, яка містить прізвище, ім'я, адреса одержувача); це може бути таблиця Word, Excel, файл бази даних.
- При злитті для кожного запису (або запису, що задовольняє заданій умові) в таблиці - джерелі даних, створюється новий документ, текст якого збігається з основним документом, а замість полів злиття вказуються дані з джерела.
Для злиття документів використовуються поля злиття: MergeField
Дане поле вставляє в основний документ посилання на поле даних в джерелі даних. В основному документі злиття ім'я поля даних відображається всередині подвійних кутових дужок (наприклад "Ім'я"). При злитті основного документа з обраним джерелом даних вміст зазначеного поля даних буде вставлено замість цього поля.
Код поля - {MERGEFIELD ІмяПоля}
Перед вставкою полів злиття необхідно вибрати джерело даних для основного документа. Щоб вставити поле:
- встановіть курсор в тексті основного документа в позицію, де має розташовуватися дане значення;
- натисніть кнопку Додати поле злиття на панелі інструментів Злиття (дана панель з'явитися на екрані після вибору основного документа і джерела даних) і виберіть назву поля зі списку.
Дане поле пропонує користувачеві за допомогою вікна діалогу ввести текст. Відповідь друкується там, де розташоване поле. Запрошення ввести текст виводиться при обробці кожного запису даних з джерела даних. Вставити поле можна за допомогою панелі інструментів Злиття:
- встановіть курсор в позицію, де повинен знаходитися текст відповіді;
- натисніть кнопку Додати поле Word;
- 3. зі списку виберіть поле Fillin;
- 4. в поле Повідомлення введіть текст повідомлення, яке буде виводитися в діалоговому вікні (приклад, "Вкажіть дату і місце наради");
- 5. в поле Стандартна відповідь можна ввести значення, що виводиться в якості відповіді за замовчуванням;
- 6. встановіть прапорець Тільки один раз, щоб під час створення типових документів діалогове вікно виводилося тільки на самому початку, а не при обробки кожного запису джерела даних;
- натисніть кнопку ОК.
Поле IF ... THEN ... ELSE дозволяє виводити в потрібній позиції тексту інформацію тільки при виконанні зазначених умов.
Код поля {= IF умова "текст виведений в разі істина" "текст виведений в випадки брехня"}
Приклад: {= IF {MERGEFIELD Пол} = "M" "Шановний" "Шановна"}
Поле можна вставити за допомогою панелі інструментів Злиття:
- встановіть курсор в позицію, де повинен знаходитися текст відповіді;
- натисніть кнопку Додати поле Word;
- зі списку виберіть поле IF ... THEN ... ELSE;
- задайте умову
- в списку Поле виберіть назву аналізованого поля джерела даних;
- в списку Оператор виберіть потрібну операцію порівняння;
- в поле Значення задайте сравниваемое значення.
- в поле Вставити наступний текст введіть текст виведений в разі, якщо умова є істинним;
- в поле В іншому випадку вставити наступний текст введіть текст виведений, якщо умова є хибним;
- натисніть кнопку Ок.
(план виконання процедури злиття): Надрукувати кілька однакових листів різним адресатам, використовуючи дані з таблиці Word.
Для вирішення цього завдання необхідно виконати наступні дії:
- Створити таблицю даних, що містить ПІБ адресата і його адреса. Ім'я Прізвище Адреса Сергій Іванович Іванов Томськ, пр.Кірова, 25 кв.4 Тарас Петрович Бульба Томськ, ул.Новгородская, 15 кв.56 Марія Вікторівна Сидорова Томськ, ул.Енісейская, 4 кв.3
- Набрати текст листа
- Виконати злиття двох документів, використовуючи алгоритм злиття:
<Адреса>
<Милий> <Прізвище> <Ім'я>
Я подорослішала ще на рік. Ця подія потрібно відсвяткувати з шиком. Я чекаю тебе <дата> в <час>. Обіцяю веселу компанію, багато хорошої музики і ще більше різних делікатесів.
<Ім'я>, я вірю ти порадуєш мене своєю присутністю.
Люблю тебе Вірочка
Зауваження: в кутових дужках вказані поля злиття документів.- Версія MS Word 2000
- Щоб створити документ злиття на основі вже наявного документа, відкрийте цей документ.
- У меню Сервіс виберіть команду Злиття.
- Визначте основний документ злиття: натисніть кнопку Створити, виберіть команду Документи на бланку, а потім натисніть кнопку Активне вікно (активний документ стане основним документом злиття).
- Кнопка Отримати дані дозволяє вибрати вже готовий або створити в Word нове джерело даних:
- Щоб скористатися готовою таблицею Word або таблицею Excel, базою даних або іншим списком, виберіть команду Відкрити джерело даних.
- Щоб створити в Word нове джерело даних, виберіть команду Створити джерело даних, а потім визначте структуру запису даних:
- В поле Поля в рядку заголовка перегляньте наявні поля даних. В джерело даних будуть введені всі поля даних, перераховані в поле Поля в рядку заголовка, якщо вони не будуть видалені або змінені.
- Щоб видалити поле, виберіть ім'я поля в поле Поля в рядку заголовка, а потім натисніть кнопку Видалити поле. Щоб додати до списку нове поле, введіть ім'я поля в поле Поле, а потім натисніть кнопку Додати поле. Щоб змінити порядок полів в списку, виберіть потрібне поле у вікні Поля в рядку заголовка і натисніть відповідну кнопку зі стрілкою.
- Коли в поле Поля в рядку заголовка залишаться тільки потрібні поля, натисніть кнопку OK, а потім збережіть джерело даних.
- Після збереження даних натисніть в розпочатому повідомленні кнопку Редагування джерела даних.
- У діалоговому вікні Форма даних введіть дані в кожне поле. Щоб перейти від одного запису до іншого, натисніть кнопку Додати.
- Щоб повернутися до основного документа після введення даних, натисніть кнопку OK.
- Виконайте команди Сервіс / Злиття і натисніть кнопку Об'єднати.
- В поле Призначення виберіть пункт Новий документ
- Щоб створити документи тільки для певних записів в таблиці, натисніть кнопку Відбір полів, а потім введіть умови відбору записів даних:
- На вкладці Відбір записів виберіть поле даних в списку Поле, а потім виберіть оператор порівняння в поле Оператор. У полі Значення введіть текст або число, з яким порівнюватимуться значення поля даних.
- Щоб задати кілька пов'язаних умов відбору, використовуйте оператори І чи АБО.
- Ок
- Щоб створити документ злиття на основі вже наявного документа, відкрийте цей документ.
- У меню Сервіс виберіть команди Листи і розсилки - Майстер злиття (відкриється додаткова інформаційна панель Злиття)
- На додаткової панелі виберіть тип створюваного документа - Листи, а потім перейдіть за посиланням Далі (низ панелі Злиття).
- Визначте основний документ злиття: в розділі Вибір документа:
- виберіть варіант Поточний документ,
- перейдіть за посиланням Далі.
- Виберіть джерело даних (розділ Вибір одержувачів):
- щоб скористатися готовою таблицею Word або таблицею Excel, базою даних або іншим списком, виберіть варіант Використання списку і вкажіть потрібний файл за допомогою посилання Огляд;
- щоб створити в Word нове джерело даних, виберіть варіант Створення списку, за допомогою посилання Створити відкрийте вікно Новий список адрес і визначте структуру запису даних:
- в розділі Введення даних адреси перегляньте наявні поля даних.
- скористайтеся кнопкою настроках, якщо список вас не влаштовує. Кнопка Додати дозволяє додати нове поле в список, кнопка Видалити - видалити виділене поле зі списку.
- в розділі Введення даних адреси введіть значення, використовуючи кнопки Створити запис, Видалити запис.
- коли будуть введені всі записи в майбутньої бази даних, закрийте вікно введення і збережіть файл.
- щоб повернутися до основного документа після введення даних, натисніть кнопку OK (вікно Одержувачі злиття).
- помістіть курсор туди, де слід розташувати ім'я, адреса або інші змінні дані;
- на панелі інструментів Злиття натисніть кнопку Вставити поля злиття;
- виберіть потрібне ім'я поля зі списку у вікні. Додавання поля злиття
- натисніть кнопку поруч із заголовком поля, по якому потрібно зробити відбір записів (вікно Одержувачі злиття);
- виберіть потрібне значення зі списку або для створення більш складного умови скористайтеся командою Додатково.
- вкажіть ім'я аналізованого поля, операцію порівняння і значення; для більш складного умови використовуйте зв'язки «І» або «АБО»;
- для відображення всіх записів виберіть варіант Всі.